Question 1

¿Qué incluye exactamente el viaje?

Accepted Answer

Para cada destino compartimos un precio inicial de referencia, que le permite al cliente dimensionar el costo mínimo del viaje antes de definir el nivel de servicio. El servicio de Vilux incluye:

- Selección y pago del hospedaje (villa u hotel) para la totalidad del grupo
- Diseño de un itinerario completo, día por día, desde el primer hasta el último momento del viaje
- Traslados aeroportuarios de ida y vuelta para todos los integrantes
- Gestión de reservas en restaurantes, fiestas, beach clubs y festivales
- Recomendaciones personalizadas para cada integrante según sus preferencias gastronómicas, culturales o de entretenimiento
- Asistencia 24/7 durante la totalidad del viaje
- Concierge dedicado como punto de contacto único para todo el grupo, que según la disponibilidad del equipo Vilux puede incluir asistencia presencial en el destino
- Bienvenida coordinada en el hospedaje, con check-in gestionado y detalles acordados con la propiedad
- Asesoramiento de dress code y protocolo para los eventos y lugares exclusivos reservados
- Curaduría de experiencias no disponibles al público general: acceso a eventos privados, clubes y degustaciones
- Ajustes de itinerario en tiempo real durante el viaje, no solo en la etapa de planificación previa

También coordinamos servicios adicionales con costo aparte: bienestar y estética (masajista a domicilio, spa, turnos de tatuaje, barbería, manicura y peluquería, entrenador personal), transporte (chofer a disposición, traslados extra, alquiler de auto, moto o lancha), gastronomía (chef privado, sommelier, clases de cocina), eventos y producción (organización de eventos, DJ, fotógrafo y videógrafo, decoración para ocasiones especiales) y otros como personal shopper, seguridad privada o alquiler de equipamiento deportivo o recreativo.

Particularidades por destino. Brasil: las propuestas de réveillon y fiestas de playa cuentan con cupos y mesas que se agotan con mucha anticipación; aseguramos la reserva antes de que se cierre la disponibilidad de temporada alta. Tulum: la zona no cuenta con servicio de Uber, por lo que recomendamos fuertemente contratar un chofer a disposición del grupo durante toda la estadía (servicio adicional, no incluido en el precio inicial); definimos además con cada grupo el aeropuerto de arribo, Cancún o Tulum, porque modifica por completo el traslado inicial, y contemplamos el tráfico de temporada alta al armar traslados y horarios. Punta del Este + Buenos Aires: el vehículo privado es prácticamente indispensable y algunos proveedores solicitan anticipo en efectivo en dólares; coordinamos ambos aspectos para que el grupo no enfrente inconvenientes al llegar, y revisamos con anticipación a qué aeropuerto llega cada vuelo.

Niveles de servicio: Esencial, Premium y All Inclusive. El valor final varía según el nivel elegido y los servicios adicionales que el grupo decida incorporar.

Question 2

¿Los vuelos están incluidos?

Accepted Answer

Los vuelos no forman parte del precio inicial, pero Vilux gestiona esta reserva como servicio adicional. Contamos con tarifas preferenciales en vuelos comerciales —clase business y primera clase— y con alianzas con operadores de jets privados, tanto para piernas vacías como para el alquiler de una aeronave completa.

Question 3

¿Cuánto hay que dejar de anticipo y hasta cuándo se sostiene la reserva?

Accepted Answer

El anticipo corresponde al monto que cada proveedor de hospedaje exige como prepago para bloquear la disponibilidad, y varía según la propiedad, ya que cada villa u hotel tiene su propia política comercial. Ese es, en la práctica, el componente no reembolsable del viaje, y lo comunicamos con total transparencia antes de confirmar la reserva: el cliente conoce el monto exacto, sabe que corresponde a una condición del proveedor —no de Vilux— y, cuando la propiedad lo permite, también conoce las posibilidades de recuperación parcial.

El saldo restante, que cubre el resto de los servicios del viaje y la gestión de Vilux, se paga entre 30 y 45 días antes del viaje, según lo que requiera cada destino, y mantiene una política de cancelación flexible mientras no se haya comprometido con terceros.

- Antes de confirmar cualquier pago a un proveedor: cancelación sin cargo.
- Una vez confirmado un pago no reembolsable a un proveedor: esa porción queda fuera de devolución.
- Ante fuerza mayor del lado del cliente, ofrecemos convertir lo pagado en crédito a favor para reprogramar el viaje dentro de los 12 meses siguientes.

Todas estas condiciones, incluido el monto exacto del anticipo para cada reserva, quedan formalizadas por escrito en el contrato que el cliente firma antes de pagarlo.

Question 4

¿Cada persona del grupo paga su parte o paga el organizador?

Accepted Answer

Cada integrante del grupo paga su parte de forma directa e individual. Vilux arma un canal de coordinación con todos los viajeros y envía a cada uno su link de pago personal, con montos y fechas límite claras. De esta manera, quien organiza el viaje se libera por completo de la tarea de cobrarle a sus amigos y pasa a cumplir únicamente el rol de anfitrión.

Question 5

¿Qué pasa si alguien del grupo cancela?

Accepted Answer

Si un integrante del grupo cancela su participación, puede ser reemplazado por otra persona siempre que el cambio se formalice con un mínimo de 30 días de anticipación al viaje. Ese plazo permite reprocesar la reserva de hospedaje y los demás servicios sin inconvenientes ni costos adicionales para el resto del grupo.

Pasado ese plazo, el costo del hospedaje se redistribuye entre los integrantes que continúan el viaje, dado que muchas reservas —en particular las villas— se cotizan por unidad y no de forma individual. La persona que cancela queda sujeta, para el monto ya pagado, a la política de cancelación general.

Question 6

¿Hay un mínimo de personas?

Accepted Answer

Sí. El mínimo es de 3 personas por grupo, con el fin de sostener la calidad del servicio y la logística —vehículos, villas, mesas— sin trasladar un costo desproporcionado a un grupo reducido.

Question 7

¿Qué documentación necesito para viajar?

Accepted Answer

Brasil: los ciudadanos de Estados Unidos deben tramitar una eVisa obligatoria antes del viaje, vigente desde abril de 2025 y reforzada por normativa desde enero de 2026. Tiene un costo aproximado de USD 80,90, se tramita en su totalidad en línea y no existe opción de visa a la llegada. El procesamiento habitual es de unos 5 días hábiles; recomendamos iniciar el trámite con 1 a 2 semanas de anticipación como mínimo. Los ciudadanos mexicanos no necesitan visa, ingresan únicamente con pasaporte.

Argentina y Uruguay: los ciudadanos de Estados Unidos y de México no necesitan visa; ingresan como turistas por hasta 90 días.

Regla general para los tres destinos: el pasaporte debe tener una vigencia mínima de 6 meses desde la fecha de ingreso al país.

Seguro de viaje: no constituye un requisito obligatorio de ingreso en ninguno de los tres destinos, pero lo recomendamos como buena práctica y lo ofrecemos como servicio adicional gestionado por Vilux, complementario a nuestra asistencia 24/7. La gestión de la eVisa de Brasil para clientes estadounidenses también puede incorporarse de forma adicional.

Question 8

¿Qué pasa si algo sale mal allá?

Accepted Answer

Cada grupo recibe, al inicio del viaje, un contacto de asistencia local: nombre y teléfono de una persona de la red de Vilux en el destino, disponible para resolver cualquier imprevisto. A esto se suma la línea de asistencia 24/7 de Vilux. Para grupos con integrantes de distintas nacionalidades, incluimos también los datos de contacto del consulado o embajada correspondiente a cada uno.

Ante una emergencia, Vilux colabora activamente en la coordinación —hospital, médico, traslado, gestiones con el seguro—, pero recomendamos que cada viajero cuente con su propio seguro de viaje, ya que Vilux no actúa como responsable de la emergencia ni de sus costos asociados. De la misma manera, cada integrante es responsable de sus propios actos durante el viaje.

Ante una situación de crisis con un proveedor, Vilux acompaña al cliente en todo momento, aunque no asume de forma automática el costo del inconveniente: las condiciones de cada servicio quedan formalizadas mediante un acuerdo entre el cliente, el proveedor y Vilux. Si el proveedor no logra resolver el problema, Vilux gestiona una alternativa y documenta todo el proceso —mensajes, reservas, comprobantes y gastos— para luego realizar el reclamo correspondiente ante el proveedor.

Question 9

¿Cómo se manejan los pagos y las transferencias internacionales?

Accepted Answer

Vilux cuenta con cuentas bancarias en Estados Unidos, México y Argentina, y gestiona además transferencias hacia Brasil sin inconvenientes, lo que permite que cada integrante del grupo pague desde su banco de origen sin fricción ni intermediarios adicionales. Complementariamente, asistimos a los viajeros para cambiar efectivo o realizar transferencias directamente en el destino, evitando así las comisiones y pérdidas asociadas a las casas de cambio de los aeropuertos. Asimismo, emitimos factura por cada pago cuando el cliente lo requiere.

Question 10

¿Cómo se formaliza la reserva?

Accepted Answer

Antes de pagar el anticipo, cada cliente firma un contrato de servicios que detalla el alcance del servicio contratado, el monto y la condición del anticipo, la política de cancelación aplicable a esa reserva puntual y las condiciones de pago. Este contrato protege tanto al cliente como a Vilux y deja registrada por escrito cualquier condición particular acordada para ese viaje.

Question 11

¿Qué sucede ante un caso de fuerza mayor?

Accepted Answer

Ante eventos fuera del control razonable de ambas partes —catástrofes naturales, medidas gubernamentales, disturbios civiles, pandemias declaradas o cierres de fronteras—, Vilux gestiona junto al cliente la mejor alternativa posible: reprogramación del viaje, crédito a favor por el monto pagado, o gestión de reembolso ante los proveedores en la medida en que estos lo permitan. Vilux no garantiza la devolución de montos ya pagados a proveedores externos —hospedaje, aerolíneas, eventos— cuando estos no ofrezcan reembolso bajo estas circunstancias, pero acompaña activamente al cliente en cada gestión posible.

Question 12

¿Hay una edad mínima para viajar con Vilux?

Accepted Answer

Sí. Vilux Concierge trabaja exclusivamente con viajeros mayores de 21 años; es una condición de admisión para la totalidad de nuestros viajes grupales.

Question 13

¿Cómo maneja Vilux la privacidad de mis datos y de mi viaje?

Accepted Answer

Todos los viajes gestionados por Vilux son estrictamente confidenciales. Emitimos factura cuando el cliente la requiere, y garantizamos privacidad total sobre los datos personales, el itinerario y cualquier información del viaje, que en ningún caso será compartida con terceros sin autorización expresa.

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